AVG blog header 180630 174809

Privacy statement

Je hebt er vast over gehoord - de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) - de nieuwe privacy wetgeving die vanaf 25 mei 2018 van kracht is.

Ik ben verantwoordelijk voor het naleven van de AVG. In onderstaande privacy verklaring staat beschreven hoe ik omga met persoonsgegevens. 

Heb ik het over ik of mij dan refereer ik daarmee aan contact met Indigo Coaching (tot 01-01-2020), @marcelhermsen.com (vanaf 01-01-2020) en  met mij persooonlijk: Marcel Hermsen.

Persoonsgegevens die ik verzamelen en/of verwerken

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die ik (mogelijk) gebruik:

Persoonlijke gegeven:
- Organisatienaam en functie
- Voor- en achternaam, geboortedatum, NAW, mailadres en telefoonnummers
- Facturatiegegevens en facturen/betalingsbewijzen
- mailcorrespondentie, opdrachten, feedback, vragen en antwoorden
- Handgeschreven notities, je hulpvraag
- Geluids- en beeldopnames van coachingssessies of opstellingen mag je zelf maken. De verantwoording voor de opname, opslag van het geluidsbestand en bescherming daarvan ligt bij jou.
Correspondentie over het uitvoeren en afronding van aangegane overeenkomsten
Contactformulier (momenteel wordt geen contactformulier gebruikt):
- Voor - en achternaam
- Organisatienaam en functie
- Telefoonnummer
- Mailadres
Foto’s en video’s:
- Ik behoud mij het recht voor om foto’s en video’s van workshops en trainingen te maken ten behoeve van beeldmateriaal voor op de website en andere promotionele activiteiten. Ik zal je te allen vooraf toestemming vragen.
- Ingeval ik het nuttig acht video in te zetten bij een coachingssessie of opstelling dan zal ik je daar vooraf over informeren en toestemming vragen.
Nieuwsbrief
- Momenteel wordt een nieuwsbrief niet aangeboden noch verstuurd.
Webverkeer:
- Ik maak gebruik van Google Analytics (geanonimiseerd) om inzicht te krijgen in het algemene website bezoek en surfgedrag. Hierbij en van jouw surfgedrag worden geen persoonsgegevens verzameld. Uitsluitend de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt worden gebruikt.
- Ik maak geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken om gegevens te verzamelen.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met mij op.

Ik benadruk dat ik geen (huis)arts of therapeut ben noch die vervang. Als dit ter sprake komt of indien ik dit van toepassing acht, zal ik je dit benadrukken en mogelijk adviseren een (huis)ars of therapeut te consulteren. Dit bevestig ik schriftelijk naar je. Het is jouw verantwoordelijkheid hoe je hiermee verder mee omgaat en of je een (huis)arts of therapeut te raadpleegt. 

Ingeval je mij informatie verstrekt aangaande criminele activiteiten (ook van derden) of levensbedreigende situaties (voor jezelf of anderen), zal ik dit mogelijk moeten melden bij de daarvoor verantwoordelijke instanties. Ingeval zoiets ter sprake komt, zal ik je dat direct aangeven. Je draagt dan zelf de verantwoordelijkheid van wat je wel of niet deelt mij.

Met welk doel en op basis van welke grondslag ik persoonsgegevens verwerk

Ik gebruik jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Om de door jou via de mail of het contactformulier gestelde vragen via mail te kunnen beantwoorden.
- Om te corresponderen bij vragen, onduidelijkheden en over onderwerpen met betrekking tot de dienstverlening en dienstenaanbod van Indigo Coaching.
- Om te corresponderen over maatwerk en af te stemmen over planning, actuele zaken en tussentijds voortgangsoverleg.
- Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening m.b.t. de overeenkomst uit te kunnen voeren.
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en dienstverlening.
- Het afhandelen van facturatie.
Op dit moment bied ik nog niet de mogelijkheid je aan te melden voor een nieuwsbrief. Zodra die mogelijkheid er is, besluit jezelf of je je hiervoor aanmeldt en daarmee toestemming tot gebruik van je persoonsgegevens geeft. Je kunt je te allen tijde weer uitschrijven/afmelden.

Wie er toegang heeft tot jouw gegevens

Ik ben de enige die toegang heeft tot jouw gegevens.

Hoe lang ik persoonsgegevens bewaar

Er geldt een juridische bewaartermijn van 7 jaar. In principe verwijder en vernietig ik je persoonsgegevens op een daartoe geschikte wijze 6 maanden na beëindiging van een coachingstraject of opdracht, tenzij jij schriftelijk anders aangeeft. Ik bewaar je persoonsgegevens in ieder geval niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je jouw persoonsgegevens op eigen vrije keuze ter beschikking hebt gesteld.

Delen van persoonsgegevens met derden

Ik deel jouw gegevens niet met derde partijen. Toch zijn er derde partijen die toegang mogen vragen dan wel krijgen tot jouw gegevens of een deel daarvan. Dat is uitsluitend van toepassing als de wet daartoe verplicht (bijv. de administratieplicht van de Belastingdienst). Ik zal zo veel mogelijk met cliëntnummers werken.
Soms is delen met derden wenselijk dan wel noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht waarvoor je mij gevraagd hebt. Bijvoorbeeld als het een meerwaarde is om gebruik te maken van co-trainers of trainingsacteurs, die door mij nauwkeurig zijn geselecteerd. In die gevallen worden uitsluitend die gegevens ter beschikking gedeeld die bijdragen aan de uitvoering van de diensten waarvoor jij opdracht en toestemming hebt gegeven.
Vanzelfsprekend zal ik je persoonsgegevens aan niemand verkopen of verhuren.
In het kader van de Administratieplicht die de Belastingdienst stelt, kan het voorkomen dat bij controle van de Belastingdienst, bijvoorbeeld uw persoonsgegevens / facturatiegegevens kunnen worden ingezien bij een boekencontrole.
Ik zal deze gegevens uitsluitend verstrekken indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke administratieplicht en medewerking te verlenen aan de Belastingdienst.

Ik benadruk dat ik geen (huis)arts of therapeut ben noch die vervang. Als dit ter sprake komt of van toepassing is, zal ik je dit adviseren en schriftelijk bevestigen. Het is jouw verantwoordelijkheid hoe je hiermee omgaat en om een (huis)arts of therapeut te raadplegen. 

Ingeval je ernstige criminele activiteiten (van jezelf of derden) of levensbedreigende situaties (voor jezelf of van derden) met mij deelt, moet ik die melden bij de daarvoor verantwoordelijke instanties. Indien dit van toepassing is zal ik direct naar jou kenbaar maken. Je blijft dan zelf verantwoordelijk voor wat je wel of niet verteld. Mogelijk dat ik eenzijdig besluit het traject af te beëindigen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je te allen tijde het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens .Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek via onderstaande button 'Ik wil wat vragen / melden'. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, zal ik ter bevestiging benaderen. Ik zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen twee weken, op jouw verzoek reageren.

De beveiliging van persoonsgegevens

Ik neem de bescherming van jouw gegevens uiterst serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
De button om een vraag te stellen om een terugbel verzoek te doen of om een melding te doen, verstuurd een e-mail via de beveiligde server van de hostingprovider. Op deze server worden geen persoonsgegevens bewaard.
De persoonsgegevens worden bewaard op een met wachtwoorden beveiligde PC en documentplaatsen en middels degelijke security software. Hiertoe maak ik gebruik van ESET Internet Security versie 11 en zorgt te allen tijde voor dat de beveiliging up to date is.
Ik zal op regelmatige basis, in overleg met de hostingprovider, controleren of de website en het mailverkeer nog voldoet aan de moderne internetstandaarden en indien nodig en voor zover mogelijk passende en/of aanvullende maatregelen nemen.
Documenten die onder de Administratieplicht van de Belastingdienst vallen, worden bewaard in gelabelde dossiermappen in een afgesloten archiefkast.
Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op.

Ontevreden of een klacht

Heb je een klacht of ben je ergens ontevreden over, meld dit zo snel als mogelijk bij mij via onderstaande button 'Ik wil wat vragen / melden'. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, zal ik ter bevestiging benaderen. Ik zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen twee weken, op jouw verzoek reageren. Ingeval we er samen niet uitkomen dan kun je een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens